Concepto de factura electrónica
La factura electrónica es un documento que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel.
Ha contribuido a la transformación digital de las empresas, en la forma de operar y registrar sus transacciones comerciales en la actualidad, especialmente es de gran ayuda en el ámbito contable.
Así pues, el sistema digitalizado elimina los procedimientos manuales y mejora el rendimiento en el trabajo, lo que beneficia significativamente a las empresas de cualquier tamaño.
Se conoce la factura electrónica como un documento digital; la cual, se genera, se firma y se transmite electrónicamente.
En cuanto a aspectos legales, esta factura digital tiene las mismas condiciones que la factura de papel, la cual, hay que conservar la misma en el transcurso de 4 años. Como estipula la Ley General Tributaria.
Emitir una Factura Electrónica
En primer lugar, para firmar este tipo de facturas es necesario que se obtenga un certificado digital válido, emitido por entidades aptas para emitir certificados como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), que es gratuito para personas físicas. El certificado digital permite vincular la factura electrónica con una persona física o jurídica de forma inequívoca.
Es fundamental un programa informático, que contenga las regulaciones legales en España y sea compatible con el formato electrónico de factura, uno de los formatos más utilizados es el E-factura.
Por otra parte, es necesario que contenga la identificación de los emisores y receptores, las características de los bienes y servicios que se prestan, por último, los importes con sus impuestos correspondientes.
Además, como toda factura tendrá que ser legible, auténtica del origen y que sea íntegra. Es decir, que su contenido no se haya visto alterado desde su emisión.
Así pues, una vez que la factura contiene todo lo necesario y el programa la ha generado, esta se firma digitalmente. La cual, valida y acredita el documento.
Beneficios de la Factura Electrónica
Utilizar la factura electrónica tiene amplios beneficios en contraposición con el sistema de factura en papel. Debido a que será más fácil llevar un seguimiento de las facturas, y también se tendrá la capacidad de recopilar datos de forma más automática.
Asimismo, beneficia en la gestión del cobro de las facturas, permitiendo acortar los plazos habituales de cobro. Se eliminan los costes de impresión y envío postal y se reduce drásticamente el espacio necesario para almacenar esta información, lo que puede repercutir en una disminución de costes fijos para la persona.
Con respecto, a la seguridad es el aspecto a destacar que ofrece este tipo de facturas ya que cuentan con las medidas de protección pertinentes, como la firma electrónica que no es replicable. Los documentos digitales se pueden cifrar y respaldar fácilmente, lo que reduce la probabilidad de que la información se pierda o se deteriore.
Como ulterior beneficio, se facilita el cumplimiento legal y fiscal, establecidas por las autoridades correspondientes. La cual, garantiza que las transacciones comerciales sean legalmente válidas.
Obligatoriedad de presentación
En la actualidad, solo están obligados a emitir facturas electrónicas cuando se tengan vínculos profesionales y comerciales con la administración pública. Los más habituales son los servicios prestados y ventas realizadas a ayuntamientos.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que las regulaciones presentadas en la ley no imponen obligación de generar dichas facturas que van destinadas a los consumidores finales.
Sin embargo, con la nueva Ley Crea y Crece; sí que será de obligación para todo el sector privado, es decir, para todos los profesionales y empresarios. Por consiguiente, tendrán que expedir y recibir facturas electrónicas para la justificación de sus transacciones comerciales.
Cabe destacar, que dicha normativa prevé un periodo de adaptación para el sector privado. Así pues, tendrán 1 año desde la publicación en el BOE, cuyas empresas tengan más de 8 millones de euros al año y las PYMES tendrán 2 años de adaptación a este nuevo sistema de facturación digital.
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