Facturación electrónica en España: lo que debes saber para adaptarte a tiempo

La facturación electrónica ha dejado de ser simplemente una moda y se convertirá en una obligación que se aplicará gradualmente a todas las empresas y trabajadores autónomos en España. Con la nueva normativa, la Ley «Crea y Crece» y la regulación que está por venir, las empresas deben prepararse para una adaptación que conllevará modificaciones técnicas, operativas y legales. Este artículo te detalla los aspectos esenciales, las fechas límite, los desafíos y cómo sacar partido a esta transformación.

¿Qué es y para qué sirve la facturación electrónica?

Una factura electrónica es un documento oficial enviado de manera digital, creado a través de medios electrónicos, que tiene las mismas funciones legales que una factura en papel, pero ofrece ventajas adicionales:

• Permite la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato electrónico.
• Facilita el seguimiento y control fiscal, ayudando a disminuir el fraude.
• Aumenta la eficacia operativa al automatizar partes del proceso (emisión, envío, archivo).
• Ayuda a disminuir costos (papel, envíos, almacenamiento físico) y proporciona beneficios ecológicos.

Las facturas electrónicas deben adherirse a ciertos requisitos técnicos y legales, tales como ser legibles, garantizar la autenticidad del origen, asegurar la integridad del contenido, incluir una firma electrónica o métodos equivalentes, y tener formatos estructurados (por ejemplo, Facturae o XML según la norma europea EN 16931).

Normativa aplicable y contexto legal de la facturación electrónica

• Ley 18/2022, Ley Crea y Crece: incluye la obligación progresiva para emitir, remitir y recibir facturas electrónicas en relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
• Real Decreto 1619/2012: regula las obligaciones de facturación y define elementos esenciales de las facturas.
• Programas y estándares como Verifactu (nuevo sistema de la Agencia Tributaria para facturas electrónicas), FACe (para facturación a la Administración) y soluciones autonómicas como TicketBAI en el País Vasco.

Fechas y calendario de implantación de la facturación electrónica

El cambio no será inmediato para todos por igual, sino escalonado dependiendo del tamaño de la empresa:

Hay además plazos adicionales para obligaciones más específicas como:

• Comunicar sobre el estado de las facturas (aceptación/rechazo, pago realizado) que ofrece un mayor margen para las empresas más pequeñas.
• La obligación de que todas las empresas implementen estos procesos electrónicos se aplicará a todos en los próximos años (2026-2028, según la facturación).

Qué implicaciones tiene para empresas y autónomos la facturación electrónica

Adaptarse a la facturación electrónica no es solo cumplir con la ley, sino que supone varios impactos:

• Revisión de procesos internos: Emisión de facturas, recepción, archivo, contabilidad, integración con software de gestión.
• Elección de sistema/software: Necesario contar con un programa de facturación electrónica homologado, que soporte los formatos exigidos, firma electrónica, integraciones fiscales.
• Comunicación con clientes/proveedores: Si tus clientes o proveedores no están activos en facturación electrónica, habrá que coordinar para asegurar que ambos cumplan.
• Seguridad jurídica: Tener sistemas que garanticen autenticidad, integridad, trazabilidad y conservación digital de documentos para inspecciones.

Más allá del cumplimiento legal, adoptar facturación electrónica ofrece beneficios reales:

• Reducción de gastos operativos: menos uso de papel, menos impresión, menos necesidad de espacio de almacenamiento.
• Incremento en la eficiencia y disminución de errores humanos.
• Agilización en la recepción de pagos y en los cobros, gracias a la automatización y la claridad sobre el estado de las facturas.
• Aumento de la sostenibilidad: uso reducido de papel, menor impacto en el medio ambiente.
• Mejor control y cumplimiento para las entidades fiscales, lo que puede disminuir el riesgo de multas o problemas legales.

Retos y aspectos a tener en cuenta en la facturación electrónica

• Gastos iniciales: aunque se anticipa que habrá herramientas públicas sin costo, muchas compañías gastarán en el software, la integración, la capacitación y otros aspectos.
• Oposición al cambio: los proveedores, los clientes y otros actores que no están en el entorno digital pueden hacer que la transición sea más lenta o complicada.
• Interacción entre sistemas: es necesario que los distintos formatos y sistemas sean compatibles entre diversas plataformas y administraciones.
• Cumplimiento de requisitos técnicos: se debe garantizar la firma electrónica, utilizar formatos organizados y asegurar un almacenamiento seguro por el tiempo establecido.
• Multas: las regulaciones establecen penalizaciones para quienes no sigan las normas sobre la emisión, envío o autorización de facturas electrónicas, así como para quienes no las conserven adecuadamente.

Cómo prepararte para la factura electrónica

Aquí algunos pasos prácticos para evitar sobresaltos:

1. Analizar tu volumen de facturación: para ver cuándo te afectará conforme al tramo (más de 8 millones o menos).
2. Revisar el software que usas: ver si tu programa de facturación/contabilidad ya soporta factura electrónica, certificados, firma, formatos XML, etc.
3. Evaluar herramientas públicas: como las que ofrecerá Hacienda, Verifactu u otras plataformas oficiales gratuitas o de bajo coste.
4. Formación interna: capacitar a quien emite facturas, al departamento contable y financiero.
5. Comunicar a clientes/proveedores cómo cambiará la forma de emitir/recibir facturas.
6. Establecer procesos nuevos para archivo digital, copia de seguridad, seguimiento del estado de las facturas y pagos.

La facturación digital es ahora un hecho que las empresas deben tener en cuenta. La reciente legislación exige que todos los trabajadores independientes y las compañías implementen este método, con fechas límite que varían según el tamaño, pero con impactos inmediatos para aquellos que deseen anticiparse.

Hacerse a este cambio no solo previene sanciones, sino que puede ofrecer ventajas en eficacia, supervisión, gastos y competitividad.

Si tu negocio o actividad no está listo aún, lo mejor es comenzar lo más pronto posible: evaluar, seleccionar un sistema y realizar modificaciones graduales para que el cambio sea lo más sencillo posible.

En Anteo acompañamos a compañías y trabajadores independientes durante toda la transición hacia la facturación digital. Nuestro grupo ofrece:

• Un análisis inicial para revisar la situación actual y identificar los ajustes que se deben realizar.
• Consejos sobre programas aprobados y las soluciones que se adapten mejor a cada empresa.
• Implementación y capacitación para que el equipo interno pueda utilizar las nuevas herramientas eficazmente.
• Soporte constante para cumplir con las responsabilidades fiscales y para conectarse con plataformas como Verifactu o FACe.

Si tienes dudas y necesitas apoyo te recomendamos que contactes con el equipo de Anteo: estaremos encantados de ayudarte. Solicítanos ya información y presupuesto.

Firmado: Claudia Rodríguez, asesora fiscal en Anteo.