Toda sociedad mercantil inscrita en el Registro Mercantil tiene la obligación formal de legalizar sus libros contables. A dichos efectos, el empresario dispone de cuatro meses de plazo para legalizar los libros de contabilidad.
Dado que la mayoría de las sociedades cierran su ejercicio el 31 de diciembre, el plazo de legalización finalizará aproximadamente a finales de abril.
¿Qué es la legalización de los libros contables, por qué es importante y cómo hacerlo de forma telemática?
La legalización de libros contables consiste en presentar los libros de contabilidad ante el Registro Mercantil con el objeto de que se anote su presentación y, de esta manera, no puedan modificarse posteriormente. Por otro lado, los libros contables legalizados constituyen una prueba ante los tribunales en caso de conflictos entre empresas. Los libros contables que deben legalizarse son tres principalmente: el libro de inventarios, las Cuentas Anuales y el Libro Diario.
Con la entrada en vigor de la conocida como “Ley de Emprendedores”, la legalización de libros contables debe realizarse de forma telemática en el Registro Mercantil correspondiente. Para ello, los empresarios deben descargar el programa Legalia, registrarse en el Colegio de Registradores y rellenar los datos de los libros. Los documentos se enviarán al Registro Mercantil, que notificará la recepción de los mismos y, salvo presentación defectuosa, procederá a su posterior legalización.
En caso de que la sociedad mercantil solicite la legalización de sus libros contables fuera de plazo, el registrador lo anotará en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente.
Por otra parte, la normativa no ha establecido sanciones para las empresas que no legalicen sus libros contables. Pese a ello, siempre es aconsejable hacerlo ya que es un deber mercantil que pretende garantizar una mayor eficiencia y seguridad jurídica del sistema.
En la actualidad, el avance de las tecnologías y la utilización de ERP’s (sistemas de planificación de recursos empresariales) ponen en riesgo el procedimiento de legalización de libros contables. Así pues, tecnologías como la cadena de bloques o blockchain permiten registrar y cifrar la información de modo que se garantice su seguridad e integridad. De esta manera, existe una opinión generalizada de que puede desaparecer la necesidad de legalizar los libros contables.
¿Qué establece la Ley Antifraude?
En otro orden de cosas, la conocida como “Ley Antifraude”, establece una serie de requisitos que deben cumplir los programas informáticos con procesos contables, de facturación o de gestión. Así pues, los programas de contabilidad deben garantizar la integridad, conservación e inalterabilidad de sus registros.
Además, la Ley Antifraude establece que a partir del 1 de enero de 2024 las empresas deberán disponer de un programa de facturación, por lo que la obligación de legalizar los libros contables podría desaparecer para dicha fecha.
En conclusión, pese a que la legalización de libros contables es una obligación mercantil que facilita el correcto funcionamiento de la contabilidad de una empresa y el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, podría quedar obsoleta en el futuro.
Desde nuestro servicio de Asesoría jurídica, contamos con expertos en la materia para poder asesorarte de la mejor manera posible. Contáctanos.
