Costes asociados al teletrabajo
El teletrabajo ha cambiado radicalmente la forma en que empresas y empleados gestionan sus tareas diarias. Trabajar desde casa ofrece flexibilidad, pero también plantea dudas importantes sobre quién debe asumir los costes adicionales. En este artículo de ANTEO ETL, explicamos qué gastos del teletrabajo corresponden a la empresa y cómo gestionarlos para evitar malentendidos y cumplir con la legislación vigente.
¿Qué costes del teletrabajo está obligada a cubrir la empresa?
La normativa indica que los empleados deben contar con los recursos adecuados para realizar sus tareas, sin importar si están en la oficina o en casa. Esto implica que ciertos gastos derivados del teletrabajo deben ser asumidos por la empresa, ya que son necesarios para el desempeño del puesto. A continuación, te detallamos los gastos que las empresas suelen cubrir al facilitar el trabajo remoto:
- Conexión a internet: Para trabajar desde casa, contar con una conexión a internet estable es esencial, especialmente si el puesto implica videollamadas o acceso a herramientas en línea. La empresa debería compensar el uso de internet del empleado, ya sea mediante un plan específico o un reembolso parcial de su factura.
- Electricidad y calefacción: Trabajar desde casa incrementa el uso de electricidad y calefacción en invierno. Aunque no hay una cifra fija, algunas empresas optan por ofrecer una compensación mensual razonable para cubrir estos gastos adicionales.
- Equipos de trabajo: La empresa debe proporcionar el equipo necesario, como ordenadores, monitores y accesorios. En caso de que el trabajador use sus propios dispositivos, la empresa debería compensar el uso de estos.
- Material de oficina: Además del equipo informático, algunos trabajadores pueden requerir material de oficina, como bolígrafos o cuadernos. La empresa también debe cubrir estos elementos cuando sean necesarios para el trabajo.
Ejemplo práctico
Pensemos en Marta, analista que necesita un portátil y un monitor adicional. Su empresa le proporciona este equipo y, además, le da una pequeña compensación mensual para cubrir internet y electricidad. Así, Marta puede trabajar desde casa sin preocuparse por los costes añadidos del teletrabajo.
¿Cómo impacta el teletrabajo en la política de gastos de la empresa?
Incorporar el teletrabajo implica que las empresas deban ajustar su política de gastos, ya que ahora los empleados tienen costes adicionales al trabajar desde casa. Esto requiere definir criterios claros para gestionar estos gastos, estableciendo qué costes cubrir y cómo gestionar los reembolsos.
- Crear partidas presupuestarias específicas: Las empresas deberían incluir en su presupuesto partidas específicas para los costes asociados al teletrabajo, como compensaciones para internet o electricidad.
- Gestión de reembolsos: Es importante contar con un proceso claro para que los empleados puedan solicitar el reembolso de sus gastos. Esto puede incluir la presentación de facturas y definir los límites de compensación.
- Adaptación contable: Los gastos del teletrabajo deben registrarse correctamente en la contabilidad para asegurar una gestión transparente y controlada.
Ejemplo práctico
Carlos, diseñador gráfico, trabaja desde casa. Su empresa y él firman un acuerdo en el que se comprometen a cubrir una parte de la factura de internet y electricidad. Esto evita malentendidos y garantiza que ambas partes estén de acuerdo en los términos.
¿Cuáles son los gastos deducibles para la empresa en el teletrabajo?
Algunos de los costes que la empresa asume para el teletrabajo pueden ser deducibles en la declaración de impuestos, siempre que estén bien documentados. Estos son algunos ejemplos de gastos deducibles:
- Equipos informáticos y accesorios: Los dispositivos proporcionados para el teletrabajo pueden deducirse, ya que son esenciales para el desempeño laboral.
- Costes de internet y electricidad: Los reembolsos de gastos de internet y electricidad también pueden deducirse, siempre que se justifiquen adecuadamente.
Para evitar problemas fiscales, es importante que estos gastos estén documentados y registrados correctamente en la contabilidad.
¿Qué hacer si un empleado solicita el reembolso de sus gastos de teletrabajo?
Si un trabajador pide el reembolso de sus gastos de teletrabajo, la empresa debe tener un proceso claro para revisar y aprobar estos gastos. Aquí algunos consejos para gestionarlo:
- Solicitar comprobantes: Pide al empleado que presente facturas o recibos de los gastos que desea reembolsar, como los de internet o electricidad.
- Calcular una cantidad justa: En algunos casos, los gastos pueden dividirse en función del tiempo trabajado desde casa. Es importante que la empresa calcule una compensación razonable para evitar discrepancias.
- Aplicar la política de reembolsos: Asegúrate de que los empleados conozcan la política de reembolsos y los criterios para que sus solicitudes sean aprobadas.
Ejemplo práctico
Ana trabaja 40 horas a la semana desde casa. Su empresa estima que el uso adicional de electricidad y calefacción representa un 10% del gasto total mensual. Así, le ofrecen una compensación mensual ajustada a este cálculo, lo cual es una solución práctica y justa.
¿Cómo puede ANTEO ETL ayudarte a gestionar los gastos de teletrabajo en tu empresa?
En ANTEO ETL, sabemos que gestionar los gastos de teletrabajo puede resultar complejo, especialmente cuando no existe una normativa específica para cada detalle. Desde nuestra Asesoría Laboral ofrecemos asesoramiento para que las empresas puedan crear políticas de gastos claras, gestionar los reembolsos de manera eficaz y cumplir con la legislación. Nuestro equipo puede ayudarte a ajustar tu contabilidad y optimizar la gestión de los gastos asociados al teletrabajo, asegurando que tanto la empresa como los empleados estén satisfechos y cumplan con las normativas.
